Bereits seit dem 01.01.2018 können Finanzämter bei Betrieben der Bargeldbranche unangekündigte Kassen-Nachschauen durchführen und in diesem Rahmen überprüfen, ob die Daten des Kassensystems den gesetzlichen Formvorschriften genügen und die Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß erfolgen. Die Überraschungsbesuche des Fiskus sollen Manipulationen von Kassendaten und somit Steuerbetrug verhindern.
Die Steuerberaterkammer Stuttgart (StBK) hat nun die Eckpunkte des Verfahrens dargestellt:
Betroffene Unternehmen: In der Praxis sind vor allem bargeldintensive Betriebe von Kassen-Nachschauen betroffen (z.B. Bäckereien). Grundsätzlich gibt es bei der Auswahl der Unternehmen keine Einschränkungen.
Kassensysteme: Es spielt keine Rolle, ob der Geschäftsinhaber eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet. Geprüft werden können alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Kontrollschwerpunkte: Der Prüfer kann mit einer Kassen-Nachschau kontrollieren, ob der Unternehmer seiner Verpflichtung nachkommt, täglich Kassenbücher und Aufzeichnungen zu führen. Er kann zudem die ordnungsgemäße Funktion der Kasse überprüfen, weshalb Geschäftsinhaber bereits im Vorfeld ihre Kasse regelmäßig überprüfen lassen sollten. Es empfiehlt sich zudem, die dazugehörigen Bedienungsanleitungen oder Kassieranweisungen in den Geschäftsräumen bereitzuhalten. Die StBK rät dazu, bei einer Kassen-Nachschau sofort einen Steuerberater zu kontaktieren, damit dieser die Überprüfung begleiten kann.
Undercoverbesuche: Im Vorfeld einer Kassen-Nachschau können Finanzbeamte inkognito die Geschäftsräume betreten, um sich einen Eindruck von der Kassenführung sowie der Nutzung der Kassenaufzeichnungssysteme zu verschaffen und Testkäufe durchzuführen.
Verfahrensregeln: Die Finanzbeamten dürfen die Kasse während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten prüfen. Sie dürfen zudem einen Kassensturz verlangen (und dabei die Zählung des Bargelds überwachen) und diverse Unterlagen (z.B. das Kassenbuch) kontrollieren, scannen und fotografieren. Auch eine Einsichtnahme in die elektronischen Daten des Kassensystems darf verlangt werden.
Hinweis: Fördert die Kassen-Nachschau Unstimmigkeiten zutage, kann das Finanzamt direkt und ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer „echten“ Betriebsprüfung übergehen. Stellt sich die Kassenführung dann als nicht ordnungsgemäß heraus, verliert die gesamte Buchführung ihre Beweiskraft, so dass Einnahmen hinzugeschätzt werden können. Dem geprüften Unternehmen drohen dann erhebliche Steuernachzahlungen.