Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn es zeitnah und in geschlossener Form geführt wurde. Es muss die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Kilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.
Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Dies gilt auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen in der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt erfolgen.
Das Finanzgericht Münster hat nun ein mit Hilfe der Software "D" erstelltes Fahrtenbuch nicht anerkannt. Bei diesem waren zwar die automatisch aufgezeichneten Daten zu Datum, Uhrzeit, Fahrdauer, Tachostand und gefahrenen Kilometer nicht mehr änderbar. Angaben zu Art, Zweck und Ziel der Fahrten sowie Bemerkungen konnten nachträglich geändert werden. Es konnten damit nach Meinung des Gerichts jederzeit die für die Abgrenzung der privaten von der betrieblichen Veranlassung maßgeblichen Daten geändert werden, ohne dass diese Änderungen sichtbar wurden und nachverfolgt werden konnten.
Die Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs führte dazu, dass der Unternehmer die private Nutzung des betrieblichen Pkws nach der 1 %-Regelung versteuern musste.