17.11.2017

Nachweisf├╝hrung: Reisekostenerstattungen an Arbeitnehmer nie ohne Beleg

Haben Sie als Unternehmer Regelungen ├╝ber die Art und Weise von Reisekostenerstattungen f├╝r Ihre Arbeitnehmer getroffen? Wie ein k├╝rzlich vom Finanzgericht Saarland (FG) entschiedener Fall zeigt, sollten Sie die Handhabung ordentlich dokumentieren und Nachweise sorgf├Ąltig f├╝hren.

Die betroffene Unternehmerin aus der EDV-Branche hatte jahrelang f├╝r ihre h├Ąufig im Au├čendienst t├Ątigen angestellten Techniker Reisekosten erstattet, wenn diese mit ihren privaten Pkws Dienstfahrten erledigten. Da das die Regel war, erstattete sie Jahr f├╝r Jahr eine ziemlich hohe Summe. Einen schriftlichen Nachweis dar├╝ber, wof├╝r die Arbeitnehmer ganz konkret eine Reisekostenerstattung erhielten, f├╝hrte sie nicht.

Das Finanzamt hatte deshalb nach einer Au├čenpr├╝fung zwei steuerliche Konsequenzen gezogen, die nun vom FG auch best├Ątigt wurden: Wegen fehlender Nachweise wurde einerseits die eigentlich als steuerfrei geltenden Reisekostenerstattungen nachtr├Ąglich als steuerpflichtige Lohnbestandteile bewertet und die Unternehmerin musste nachtr├Ąglich Lohnsteuer abf├╝hren. Andererseits wurden die Zahlungen grunds├Ątzlich nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Die Unternehmerin erreichte zwar im Laufe ihrer eigenen Einkommensteuerveranlagung, dass die Betriebsausgaben nachtr├Ąglich zum Abzug zugelassen wurden, weil sie doch noch nachweisen konnte, dass die Ausgaben f├╝r Reisekosten tats├Ąchlich entstanden waren. Das half ihr jedoch nur f├╝r ihre eigene Gewinnermittlung und ihre eigene Einkommensteuerlast. Die nachtr├Ągliche Lohnversteuerung f├╝r ihre Arbeitnehmer konnte sie damit nicht abwenden.

Grunds├Ątzlich gilt, dass f├╝r eine Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen Unterlagen aufbewahrt werden m├╝ssen, die es dem Finanzamt erm├Âglich, innerhalb kurzer Zeit die Sachlage zu pr├╝fen. Ist das nicht der Fall, kann die Steuerfreiheit versagt werden.

Hinweis: Sie haben Fragen zur Nachweisf├╝hrung bei Reisekostenerstattungen? Wir besprechen gerne konkret mit Ihnen, in welcher Form die Nachweise gef├╝hrt werden m├╝ssen.




Haftungshinweis:
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen zusammengestellt. Eine Haftung kann trotz sorgf├Ąltiger Bearbeitung nicht ├╝bernommen werden. Zu dem behandelten Thema wird gerne weitere Auskunft erteilt.

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