Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme sind zur Erfüllung der Belegfunktion Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der Buchungen ist zu dokumentieren.
Diese Anforderungen gelten auch für elektronische Rechnungen. Bei diesen liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Elektronische Abrechnungen sind auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Kontierung auf der Rechnung ist demnach nicht möglich, da der Originalzustand erhalten bleiben muss.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist bei einer elektronischen Rechnung die Belegfunktion erfüllt, wenn an die Rechnung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.